Antes de entrar en materia, definamos al archivo muerto como: “Aquellos documentos que una compañía o empresa guarda desde los comienzos de su labor en adelante y que al día de hoy ya no son necesarios o no cumplen con ninguna función medianamente relevante”.
Organización del archivo muerto
Pese a que ya no son relevantes dentro de la empresa, es indispensable que está “sección”, por así decirlo, esté organizada ya que se pueden requerir en cualquier circunstancia de acuerdo a su nivel de importancia.
Para ello hay 3 factores a tomar en cuenta a la hora de organizar el archivo muerto:
Lugar
Elegir un sitio específico donde se puedan almacenar estos archivos sin que estorben las demás actividades y departamentos de la empresa.
Sistema de clasificación
Dependiendo de giro o rubro de la empresa, ordenar los archivos por año, mes y alfabeto para en caso de necesitarlos, no demorar demasiado en encontrarlos.
Personal calificado
El archivo muerto debe ser manejado por el área administrativa de la empresa. De manera que se encarguen de que todos los documentos se encuentren en buen estado mientras puedan llegar a ser de utilidad.
¿Cuánto tiempo se debe guardar el archivo muerto?
Como tal no hay un número exacto de días, meses o años, ya que esto dependerá del tipo de empresa, actividad comercial, clase de documentos y qué información contienen los mismos.
El tiempo estimado de vida útil de un archivo ronda los 5 años, después de ese tiempo ya se le puede considerar archivo muerto. Una vez catalogado como tal, se puede conservar otros cuatro o cinco años, de acuerdo al tipo de documento que se trate.
Por otra parte, la documentación contable debe conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron las declaraciones relacionadas, según el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF).
El Código de Comercio, en los artículos 46 y 49, fija un plazo mínimo de 10 años para conservar los libros, registros y documentos de un negocio, así como los originales de cartas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que los comerciantes consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.
Destrucción de archivo muerto
Una vez decidido que te quieres deshacer de determinados archivos muertos, te recomendamos contactar a DIM (Destrucción de Información Móvil) para que acudan a tu empresa y eligiendo el servicio estándar o especial, elijas la opción que más te convenga para la destrucción de los archivos que definitivamente ya no necesitas.
