¿Qué documentos SÍ debes conservar más de 5 años? En México, la regla general es que los documentos fiscales y contables deben conservarse durante 5 años, conforme al artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF). Sin embargo, esa regla tiene excepciones importantes: hay documentos que, aunque hayan pasado 5 años, no se pueden destruir todavía porque la ley extiende su plazo de conservación en casos específicos.
Si tu empresa está por hacer una depuración de archivo muerto, conocer estas excepciones es tan importante como conocer la regla general. Destruir un documento antes de tiempo puede dejarte sin forma de defenderte ante una revisión del SAT, incluso años después. En nuestro artículo sobre cuánto tiempo se debe guardar el archivo muerto ya cubrimos la regla general; aquí nos enfocamos en los casos donde esa regla no aplica igual.
La regla general: 5 años según el CFF
El punto de partida es simple: la mayoría de la documentación contable y fiscal (facturas, comprobantes de pago, declaraciones) debe conservarse 5 años contados a partir de la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración correspondiente. Pasado ese plazo, en la mayoría de los casos, esos documentos pueden destruirse de forma segura.
El problema es que muchas empresas aplican esta regla de forma pareja a todos sus documentos, sin revisar si alguno cae en una de las siguientes excepciones. Si buscas la lista general de documentos que nunca deben eliminarse según el Código de Comercio, revisa qué documentos empresariales no se pueden eliminar.
Las excepciones que muchas empresas ignoran
Pérdidas fiscales pendientes de amortizar. Si tu empresa tuvo una pérdida fiscal en un ejercicio y todavía la está amortizando contra utilidades futuras, la documentación que acredita esa pérdida debe conservarse durante todo el periodo de amortización, más el plazo adicional que la autoridad tiene para revisarla. Esto puede significar más de 10 años de conservación, no 5.
Activos fijos en depreciación. Los comprobantes de compra de maquinaria, equipo o inmuebles que tu empresa está depreciando deben conservarse mientras dure la depreciación fiscal del activo, y algunos años después de que termine de depreciarse por completo. Destruir la factura de un activo que sigue en libros es un error común en depuraciones apresuradas.
Actas constitutivas y libros corporativos. El acta constitutiva, las actas de asamblea y el libro de socios o accionistas no tienen un plazo de destrucción — se consideran de conservación indefinida mientras la empresa exista, porque acreditan su existencia legal y su estructura societaria.
Documentos de juicios o procedimientos en curso. Si algún documento está relacionado con un litigio, auditoría o procedimiento administrativo todavía abierto, debe conservarse mientras el proceso siga activo, sin importar si ya pasaron los 5 años desde su fecha original.
Inversiones en acciones o partes sociales. La documentación que acredita la compra de acciones o partes sociales debe guardarse mientras la empresa mantenga esa inversión, y 5 años adicionales después de venderla.
Nota importante: estas excepciones dependen de la situación particular de cada empresa. Antes de destruir cualquier documento que pueda caer en alguno de estos casos, es recomendable confirmarlo con tu contador o asesor fiscal.
Checklist antes de destruir tu archivo muerto
☐ El documento no está relacionado con una pérdida fiscal pendiente de amortizar
☐ El activo al que corresponde ya terminó su depreciación fiscal (y pasó el plazo adicional)
☐ No es un acta constitutiva, de asamblea, o libro corporativo
☐ No está vinculado a un juicio, auditoría o procedimiento en curso
☐ No corresponde a una inversión en acciones que la empresa todavía posee
☐ Ya pasaron 5 años desde la fecha de la declaración o comprobante correspondiente
Si un documento cumple con todos los puntos anteriores, normalmente ya puede destruirse de forma segura.
Qué pasa si destruyes un documento que debías conservar
Si el SAT solicita un documento durante una revisión y tu empresa ya lo destruyó sin que aplicara ninguna de las excepciones anteriores, el riesgo principal es perder la posibilidad de comprobar una deducción, una pérdida fiscal o el origen de un activo — lo que puede derivar en el rechazo de esa partida y, en consecuencia, en un ajuste fiscal. Por eso, cuando exista duda sobre si un documento entra en alguna excepción, lo más seguro es no destruirlo hasta confirmarlo.
Para todo lo que sí puedes destruir con certeza, la recomendación es hacerlo con un proceso que te deje evidencia formal de que ocurrió correctamente. Puedes conocer cómo funciona nuestro servicio de destrucción de archivo muerto, pensado justamente para depuraciones documentales seguras y con certificado.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo guardar una factura normal? Como regla general, 5 años a partir de la fecha en que se presentó la declaración a la que corresponde, salvo que esté relacionada con alguna de las excepciones mencionadas.
¿Las actas de asamblea tienen fecha de vencimiento? No. Las actas constitutivas y de asamblea se conservan de forma indefinida mientras la empresa exista.
¿Qué pasa si no sé si un documento entra en una excepción? Lo más seguro es consultarlo con tu contador antes de destruirlo. Conservarlo un poco más de tiempo es reversible; destruirlo sin deber hacerlo, no.
¿DIM revisa cuáles documentos puedo destruir antes del servicio? Nuestro servicio se enfoca en la destrucción segura y certificada; la clasificación fiscal de qué documentos pueden destruirse debe validarla tu área contable o tu asesor fiscal antes de programar el servicio.
Conclusión
El plazo de 5 años es un buen punto de partida, pero no es una regla sin excepciones. Antes de tu próxima depuración de archivo muerto, revisa si alguno de tus documentos cae en pérdidas fiscales pendientes, activos en depreciación, litigios abiertos o inversiones vigentes. Una vez que tengas claro qué sí puedes destruir, hazlo con un proceso seguro y certificado — conoce nuestro servicio de destrucción confidencial y programa tu próxima depuración con respaldo documental.
Fuentes citadas:
- Código Fiscal de la Federación, artículo 30 — Servicio de Administración Tributaria (SAT): gob.mx/sat
- Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP): gob.mx/hacienda
