Si vas a realizar la destrucción de archivos tienes que saber qué documentos empresariales no se pueden eliminar.
La destrucción de documentos empresariales es un proceso que debe realizarse de forma minuciosa y bajo la supervisión de expertos para que te asegures que la información confidencial quede completamente eliminada y de esta forma evitar futuros problemas.
¿Qué documentos empresariales deben guardarse?
Para identificar más fácilmente cuáles son los documentos de los cuáles tu empresa puede disponer tienes que aplicar una buena gestión documental o un buen control de archivo; de esta forma, podrás saber cuáles documentos puedes enviar al proceso de destrucción.
Documentos que sí necesitan destrucción confidencial
Son aquellos que contienen datos personales o información sensible, entre ellos están:
- Currículums
- Nóminas
- Contratos de trabajo,
- Contratos con otras empresas
- Información sobre Seguridad Social
- Declaraciones de impuestos
- Correos
- Informes médicos
¿Qué documentos empresariales no se pueden eliminar?
De acuerdo al código mercantil en el Artículo 46. – Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años. Los herederos de un comerciante tienen la misma obligación.
Sin embargo te explicamos a detalle: todos los documentos que aún siguen en vigor por un proceso de empresa-cliente, también algunos medios magnéticos con información sensible y más. Sin embargo, en DIM puedes cotizar cuáles son los documentos que quieres destruir pues contamos con diferentes servicios que se ajustan a tus necesidades.
Documetos empresariales que no deben ser destruidos hasta después de 5 años:
- Registros contables (declaraciones, balances, etc.)
- Facturas
- Evidencias de pagos y transferencias
- Copias de seguridad de la evidencia contable
¿Qué hacer con el archivo muerto?
- Clasificación y organización
Por más tedioso que pudiera parecer, debes echarte un clavado en toda la documentación para organizar qué es lo que aún sigue vigente y cuáles son los documentos de los que podrías disponer.
Clasifica los documentos que aún siguen vigentes por clientes, por fechas o por temas. Además puedes organizarlos por colores o en un mismo archivero para tener todo en un mismo lugar.
- Digitaliza la información
Una vez que detectaste cuál es la información que aún está vigente para procesos de la empresa, una buena forma de evitar el papeleo excesivo es digitalizar completamente todos los archivos anteriores. De esta forma llevarás el mismo orden y agilizará los procesos.
- Utiliza metadatos
Los metadatos son literalmente datos que nos sirven para describir el contenido de algo. Por lo que, al utilizarlos correctamente, se crea una excelente forma de categorización pues estructuran la información y también optimizan la gestión de los documentos.
- Acceso a documentos
Para evitar que los documentos se trabajen doble puedes crear accesos a equipos para que se trabaje sobre el mismo documentos digital. También puedes categorizarlos en documentos para consulta que todos pueden ver, o limitar el acceso cuando se trate de información especifica que lleva un empleado en particular.
- Destruye el archivo obsoleto
Una vez que tienes todos los documentos inservibles, lo mejor es deshacerte de ellos de una forma que sean irrecuperables, con la finalidad de cuidar la información contenida en ellos. Para esto tienes que acudir con profesionales en la destrucción de archivo muerto que te garanticen que todo se hace de forma adecuada.
¿Cómo se destruyen los documentos empresariales?
Existen diferentes formas de eliminar los documentos, aquí puedes elegir la que mejor se acomode para ti:
Una vez que completamos el proceso, DIM ofrece un certificado que establece que se logró una destrucción segura, con esto su empresa respeta al 100% el marco legal con respecto a la información de terceros.
Contamos con tecnología de alta calidad de corte transversal standard y micro que realizan una trituración irrecuperable.
En caso de que necesites deshacerte de archivo muerto dentro de discos duros o algún otro medio magnético también contamos con imanes que borran de forma permanente la información contenida dentro de ellos.
Olvídate de trasladar todos tus documentos hasta una bodega, nosotros contamos con unidades móviles que realizan la destrucción de archivo muerto en lugares seguros y confiables para realizar un proceso de calidad.
Si deseas saber más sobre la eliminación segura de documentos empresariales, haz clic aquí para enviar un whats.
