ConsultingConoce los 5 pasos para la eliminación de documentos

enero 10, 2023

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Conoce los 5 pasos para la eliminación de documentos para que te asegures de que se realice correctamente.

 

¿Cómo programar la destrucción de documentos?

En caso de que los documentos que tienes almacenados ya no sean útiles ni para la empresa ni para tus clientes y/o ya respaldaste la información de otra forma, debes realizar la destrucción de documentos. 

En DiM realizamos destrucción segura y confiable de archivo muerto: Documentos, medios magnéticos, material promocional, ropa, bajas fiscales ante SAT, instalación de consolas y servicio programado.

Somos una empresa de destrucción de papel, destrucción de archivos que están vencidos de acuerdo a las legislaciones vigentes, por políticas de la empresa, auditorías y registros. Además también realizamos destrucción de inventario y destrucción de mercancías y mucho más.

También debes saber que la destrucción fiscal en México la debe presentar cualquier persona física o moral que venda o elabore productos terminados, semi-terminados o materias primas; así como aquellas que periódicamente donan bienes que han perdido su valor por deterioro.

Muchas empresas presentan avisos de donación y destrucción de mercancías debido a varias razones, algunas de ellas es porque los productos han quedado obsoletos o porque llegaron a su fecha de caducidad.

Si debes presentar tu aviso de donación o destrucción, debes prepararte con anticipación si quieres llevar acabo este proceso, y presentar la destrucción fiscal de acuerdo a lo señalado por el SAT.

  1. Al menos un mes antes (30 días) de que quieras llevar a cabo la destrucción de mercancías.
  2. 15 días antes cuando se trata de productos perecederos.
  3. 10 días antes cuando se trata de donativos.
  4. 5 días antes cuando se trata de productos que tienen fecha de caducidad, o si se trata de medicamentos, 6 meses antes de la fecha de caducidad.

 

¿Qué clase de servicios existen? 

En DIM contamos con una amplia experiencia en destrucción de documentos, de forma que la información no puede ser restaurada de ninguna manera.

Contamos con tecnología de alta calidad de corte transversal standard y micro que realizan una trituración irrecuperable.

En caso de que necesites deshacerte de archivo muerto dentro de discos duros o algún otro medio magnético también contamos con imanes que borran de forma permanente la información contenida dentro de ellos.

Olvídate de trasladar todos tus documentos hasta una bodega, nosotros contamos con unidades móviles que realizan la destrucción de archivo muerto en lugares seguros y confiables para realizar un proceso de calidad.

 

¿Por qué se debe destruir el archivo muerto?

Toda empresa encargada de cuestiones administrativas tiende a almacenar una gran cantidad de documentación. Algunas veces todos estos documentos suelen ser de gran importancia pues funcionan para llevar un orden en cuanto a procedimientos o contratos con clientes; sin embargo, en muchas ocasiones estos documentos se almacenan por mucho tiempo sin ser revisados y es probable que ya hayan quedado obsoletos.

Es decir, son papeles que ya cumplieron su deber, que pasaron a ser inservibles y ahora simplemente están siendo guardados por la información sensible que pudieran contener, a esto se le llama archivo muerto.

Existen diferentes formas diferentes para deshacerte del archivo muerto, todo dependerá de la forma en que la empresa quiera tratar la información contenida en dicha información.

Ahora que ya conoce los 5 pasos para la eliminación de documentos, acércate con los expertos para tener los mejores resultados.