En entradas anteriores de este blog definimos al archivo muerto como: “Aquellos documentos que una compañía o empresa guarda desde los comienzos de su labor en adelante y que al día de hoy ya no son necesarios o no cumplen con ninguna función medianamente relevante”.

¿Por qué se debe destruir?

Las razones para destruir el archivo muerto son muchas, entre las principales destacan:

-Transformación digital de los documentos.

-Cuidado del medio ambiente (reducción en la tala de árboles) mediante el reciclaje de esos documentos previamente destruidos.

-Con una destrucción documental profesional y sobre todo confidencial, se evita la posible manipulación y reconstrucción de datos por personas o entidades sin autoridad para hacerlo.

Archivos con tendencia a ser destruidos

No importa el giro de la empresa, todas manejan información confidencial que no deberá caer en manos de terceros. Algunos ejemplos son:

• Información contable y fiscal.
• Estados de cuenta bancarios.
• Presupuestos, contratos, ofertas y concursos.
• Cheques cancelados y tarjetas de crédito.
• Cartas y memorándums internos.
• Listas de clientes.
• Listas de precios.
• Fórmulas, investigación y productos a desarrollar.
• Expedientes médicos.
• Nóminas.
• Prospectos y otros documentos bursátiles.
• Reportes contables de meses anteriores.

Destrucción de acuerdo a las políticas de tu empresa

Al ser la empresa de mayor trayectoria en el sector en el país, DIM apoya a las empresas más importantes de México para cumplir sus políticas de privacidad al momento de destruir documentos en forma confidencial.

Algunos de los puntos considerados por nuestro equipo son:

• • Vencimiento de los documentos, acorde a las legislaciones vigentes.
  • Políticas internas de la empresa.
  • Formas de destrucción.
  • Auditorías.
  • Si tienes alguna duda o quieres conocer más de nuestros servicios, comunícate con nosotros en: contacto DIM.