Existe mucha documentación que es útil durante cierto tiempo, pero luego se transforma en papel que ya no necesitamos, aunque debamos conservarlo algún tiempo más. Existe otra documentación que siempre es necesario conservar, aunque no la revisemos. Y existen otros papeles que simplemente no queremos tirar. En casa, nosotros nos ocupamos de la tarea de ordenar y desechar papeles. En las empresas, el área que se ocupa de esta tarea es conocida como Gestión de archivo, y tiene a cargo conocer la documentación a la perfección.
La documentación es un respaldo que debemos archivar y tener a disposición en caso de necesitarla, para probar que hicimos algún pago, para realizar un reclamo en el seguro o de reparación con una garantía.
¿Sabe usted qué documentos debe guardar y durante cuánto tiempo? Les contamos algunos casos:
- Si compra un automóvil nuevo, hasta que termine de pagarlo y mientras sea su propietario, deberá conservar la factura de compra y los justificantes de pago. Si vende su auto usado, deberá guardar el contrato de venta hasta cambiar la titularidad en el Registro de la Dirección General de Tráfico (DGT), más un período mínimo 6 meses desde la fecha de venta.
- En el caso de seguros, debemos conservar el contrato, comprobantes de pago, etc. durante un tiempo luego de rescindir el contrato. Por ejemplo, si se trata de un seguro automotor, debemos conservarlo durante dos años, y en el caso de seguros personales, durante cinco años.
- En el caso de nuestros documentos de identificación personal debemos conservarlos durante toda la vida, claro. Debemos guardar desde la IFE, el pasaporte, el libro de familia, escrituras públicas, pagos de rentas alimentarias, hasta la historia médica de cada miembro de la familia, entre tantos otros.
- Escritura de compra de un inmueble: toda la vida.
- Pago de la renta: durante quince años.
- Garantías: si adquiere un producto o servicio con garantía, deberá conservar la documentación durante la vigencia de la misma.
- Facturas y pruebas de pago de servicios (gas, electricidad, agua, teléfono, etc.): cinco años.
