¿Qué documentos SÍ debes conservar más de 5 años? En México, la regla general es que los documentos fiscales y contables deben conservarse durante 5 años, conforme al artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF). Sin embargo, esa regla tiene excepciones importantes: hay documentos que, aunque hayan pasado 5 años, no se pueden...
¿Qué hacer con material promocional obsoleto de tu marca? El material promocional y los empaques obsoletos de una campaña de marketing deben destruirse de forma confidencial y certificada cuando ya no se van a usar. Guardarlos indefinidamente ocupa espacio y expone a la empresa a que ese material termine en manos equivocadas; tirarlos sin control...
Identificar los documentos que ya no aportan valor a una empresa permite liberar espacio, reducir costos de almacenamiento y proteger información confidencial. Para hacerlo correctamente, es necesario revisar si los archivos siguen siendo útiles para la operación, si deben conservarse por algún plazo o si ya pueden pasar a un proceso de eliminación segura. En...
Los documentos duplicados en empresas pueden parecer inofensivos, pero generan desorden, errores, costos de almacenamiento y riesgos de seguridad. Identificar cuáles son copias innecesarias, conservar la versión vigente y eliminar de forma segura los archivos que ya no aportan valor ayuda a mantener una operación más ordenada y confiable. En muchas empresas, la duplicación de...
Proteger los datos de clientes cuando termina una relación comercial es una responsabilidad que no concluye con la última venta o servicio prestado. Las empresas deben conservar, resguardar y eliminar la información de forma adecuada para evitar fugas de datos, incumplimientos normativos y riesgos reputacionales. La relación con un cliente puede terminar por diversos motivos:...
Un calendario de conservación documental es una herramienta que permite definir cuánto tiempo debe conservarse cada documento dentro de una empresa, cuándo debe archivarse y en qué momento puede eliminarse de forma segura. Implementarlo ayuda a reducir riesgos legales, optimizar espacios y mejorar el control de la información. Las empresas generan cientos o incluso miles...
Los expedientes de empleados que ya no trabajan en la empresa deben gestionarse con cuidado: conservarse el tiempo legal necesario, proteger su información confidencial y, cuando corresponda, eliminarse mediante procesos seguros. Una mala gestión puede generar riesgos legales, filtración de datos y sanciones. Cuando un colaborador deja una empresa, su expediente no desaparece automáticamente. Al...
Reducir riesgos de auditoría es posible si implementas una correcta gestión documental, que incluya organización, control, conservación y eliminación segura de documentos. Esto permite cumplir con las obligaciones fiscales, evitar sanciones y tener la información lista ante cualquier revisión. Las auditorías, especialmente por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT), pueden representar un riesgo para...
Después de una auditoría del SAT, es fundamental organizar, conservar y eliminar correctamente los documentos fiscales. Esto permite evitar futuras sanciones, mantener el cumplimiento legal y proteger la información confidencial de la empresa. Una auditoría del Servicio de Administración Tributaria (SAT) puede marcar un antes y un después en la forma en que una empresa...
No destruir documentos confidenciales a tiempo puede provocar fugas de información, sanciones legales, fraudes internos y daños a la reputación empresarial. Implementar una correcta gestión y eliminación de documentos es clave para proteger los datos sensibles y evitar riesgos operativos. En muchas empresas, los documentos físicos se acumulan con el paso del tiempo sin un...
Somos una empresa especializada en la destrucción confidencial de archivo muerto. Llevamos veinte años brindando seguridad y protección en la trituración de documentos.
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