Es primordial guardar los documentos importantes de manera segura. Para que lo hagas de forma eficiente, te damos algunos de los mejores consejos para archivar expedientes.
¿Cuál es la importancia de archivar tus expedientes?
Cuando manejas grandes cantidades de información, los documentos físicos y digitales suelen acumularse excesivamente, por esta razón es importante almacenar y archivar todo ordenadamente.
Para empezar tenemos que saber que archivar significa guardar documentos que ya no se emplean de forma activa; es decir, algunos de estos documentos ya cumplieron su función y no son de utilidad, pero también hay otros que necesitamos como respaldo para trámites que siguen activos y/o comprobar procesos ante los clientes, socios y la misma empresa.
Por eso aquí te decimos las razones por las que es importante archivar tus expedientes:
- Evitar el robo de identidad:
Esto sirve para cuidar la integridad tanto del cliente como de la empresa, pues cuando perdemos un documento suele haber repercusiones mayores.
- Mejorar el rendimiento:
Al archivar tus documentos de forma adecuada facilitas el acceso a toda la información almacenada, pues reduces el tiempo invertido en buscar los datos.
¿Cuáles son las formas de archivar expedientes?
Lo más común es archivar tus expedientes en una bodega de almacenamiento que sea de uso exclusivo; es decir, que se mantenga limpia, seca y vigilada. Sin embargo, debes prestar especial atención en la organización, pues de nada servirá simplemente tener columnas de cajas que lucen igual.
Algunas formas de archivar expedientes son:
- Sepáralos:
Destina una sección amplia y suficiente para cada tipo de documentos.
- Consigue contenedores:
Guarda cada tipo de documentos en contenedores resistentes, así evitarás que se vea que los montones de papeles en estantes provoque que el lugar se vea desorganizado.
- Etiquétalos:
Marca cada caja o cada contenedor con una descripción detallada de lo que podrás encontrar ahí. Así evitarás estar checando cada documento y ahorrarás tiempo.
- Archivadores:
Otra opción es conseguir archivadores, así podrás destinar cada uno de ellos a documentos específicos.
- Digital:
Guardar tus documentos de forma digital sin duda te ahorrará muchísimo espacio y tiempo, pues todo lo tendrás al alcance de un clic.
¿Cómo destruir expedientes obsoletos?
En caso de que los documentos que tienes almacenados ya no sean útiles ni para la empresa ni para tus clientes y/o respaldaste la información de otra forma, debes realizar la destrucción de documentos.
En DiM realizamos destrucción segura y confiable de archivo muerto: Destrucción de Documentos, medios magnéticos, destrucción de material promocional, ropa, bajas fiscales ante SAT, instalación de consolas y servicio programado.
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Ahora que ya sabes los consejos para archivar expedientes y cómo destruir expedientes obsoletos, ¡contáctanos! Con gusto te brindaremos atención especializada pues llevamos veinte años brindando seguridad y protección a nuestros clientes mediante la destrucción segura, confiable y sustentable, por esa razón te otorgamos un certificado de destrucción de archivos que avalan nuestros servicios.
