¿Sabes que es una auditoría y qué beneficios tiene para tu empresa?
Uno de los puntos más importantes de la gestión empresarial se centra en las auditorías, aquellos análisis que nos ayudan a realizar un control y detectar fallos, promover mejoras para el desarrollo de la empresa, y saber cuál es el estado real de la organización.
La definición de auditoría dice que consiste en el examen de un proceso, mecanismo o sector, a fin de conocer cuál es su rendimiento. Tiene como objetivo analizar y controlar la situación económica de una empresa, para saber qué procesos están bien y cuáles no, y cómo mejorar cualquiera de los puntos clave de la organización.
Auditar es someter las cuentas de la empresa a un análisis para saber cómo y dónde está y hacia dónde debe ir.
En la actualidad, no solo se realizan auditorías a toda una organización, sino que se realizan auditorías parciales dentro de la empresa. Es decir, se elige un proceso o ámbito en particular, y se realizan los controles necesarios para obtener una fotografía de la situación actual, y tomar decisiones para continuar realizando bien el trabajo, o bien para mejorar algún aspecto.
Cabe destacar que las auditorías pueden ser externas o internas, según las realice un auditor independiente o uno que forme parte de la misma organización y según se necesite la revisión de un tercero sin interés en la misma.
Existen diferentes tipos de auditorías, según lo que la empresa quiera examinar y comprobar. Todas sirven para mostrarse como una organización confiable, transparente, confidencial, que evita todo tipo de riesgos y que cumple con los estándares de calidad frente a la competencia.
Algunas de las auditorias más comunes son las de gestión de inventario, gestión de archivo, procesos fiscales, producción, entre otras.
Objetivos de la auditoría
Existen tantos tipos de objetivos como tipos de auditorías. Entre ellos podemos encontrar:
- Conocer cómo está la empresa, o un proceso o sector particular, en un momento dado.
- Lograr transparencia en los procesos y actuaciones de la organización, importante para lograr la confianza de posibles inversores.
- Comprobar la legalidad de todos los productos y actuaciones, y detectar posibles fraudes.
- Detectar errores técnicos.
- Observar si el sistema de trabajo de la empresa es eficaz y eficiente.
Auditar es importante, entonces, para tener un conocimiento detallado del estado general de la empresa. Esto significa saber cómo se trabaja, qué procesos se implementan, cómo y por qué; cómo se administra el presupuesto, en qué se invierte, si las cuentas reflejan la realidad; si se cumple con las normas legales, y con las normas propias de la empresa; cómo se resuelven los problemas; entre tantas otras cuestiones.
Las auditorías proveen información que debe ser confiable y exacta pues será usada por los directivos de la empresa para tomar decisiones a futuro.
Las auditorías te servirán para conocer tu empresa, decidir hacia dónde quieres ir, y evitar errores. La información que logras de una auditoría puede servir para que brindes un mejor servicio a todos tus clientes, generes mayor confianza, logres un mejor historial, y te posiciones como una de las mejores compañías.
“La auditoría administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales” (Macías Pineda, en Franklin, 2007: 10)
¿Cómo se relacionan las auditorías con la destrucción de documentación confidencial?
Existen ciertos regímenes y obligaciones legales que hacen que las empresas deban conservar documentos bancarios, del personal, fiscales, recibos, ordenes, etc. pues constituyen la forma de probar que todos los procesos operativos trabajaron de forma confiable, estable y oportuna.
Una vez comprobados estos datos, se realiza el proceso de destrucción o eliminación de los documentos, que ocupan lugar y ya no se necesitan. Pero, al mismo tiempo, es requisito proteger la información que contienen y que pueda generar conflicto con la ley, los clientes y el mercado donde se desarrolla. Para ello es importante que la manera en que se eliminan esos documentos, físicos y virtuales, sea eficiente, confidencial y realizada con cuidado.
