Uno de los puntos más importantes de la gestión empresarial se centra en las auditorías, aquellos análisis que nos ayudan a realizar un control y detectar fallos, promover mejoras para el desarrollo de la empresa, y saber cuál es el estado real de la organización. Para cumplir con este proceso, una parte importante es la destrucción de documentos . Te enseñamos cómo cumplir con este proceso.
¿Qué es una auditoría?
La definición de auditoría dice que consiste en el examen de un proceso, mecanismo o sector, a fin de conocer cuál es su rendimiento. Tiene como objetivo analizar y controlar la situación económica de una empresa, para saber qué procesos están bien y cuáles no, y cómo mejorar cualquiera de los puntos clave de la organización.
Auditar es someter las cuentas de la empresa a un análisis para saber cómo y dónde está y hacia dónde debe ir.
En la actualidad, no solo se realizan auditorías a toda una organización, sino que se realizan auditorías parciales dentro de la empresa. Es decir, se elige un proceso o ámbito en particular, y se realizan los controles necesarios para obtener una fotografía de la situación actual, y tomar decisiones para continuar realizando bien el trabajo, o bien para mejorar algún aspecto.
Tipos de auditoria
Cabe destacar que las auditorías pueden ser externas o internas, según las realice un auditor independiente o uno que forme parte de la misma organización y según se necesite la revisión de un tercero sin interés en la misma.
Existen diferentes tipos de auditorías, según lo que la empresa quiera examinar y comprobar. Todas sirven para mostrarse como una organización confiable, transparente, confidencial, que evita todo tipo de riesgos y que cumple con los estándares de calidad frente a la competencia.
Algunas de las auditorias más comunes son las de gestión de inventario, gestión de archivo, procesos fiscales, producción, entre otras.
Objetivos de la auditoría
Existen tantos tipos de objetivos como tipos de auditorías. Entre ellos podemos encontrar:
- Conocer cómo está la empresa, o un proceso o sector particular, en un momento dado.
- Lograr transparencia en los procesos y actuaciones de la organización, importante para lograr la confianza de posibles inversores.
- Comprobar la legalidad de todos los productos y actuaciones, y detectar posibles fraudes.
- Detectar errores técnicos.
- Observar si el sistema de trabajo de la empresa es eficaz y eficiente.
Auditar es importante, entonces, para tener un conocimiento detallado del estado general de la empresa. Esto significa saber cómo se trabaja, qué procesos se implementan, cómo y por qué; cómo se administra el presupuesto, en qué se invierte, si las cuentas reflejan la realidad; si se cumple con las normas legales, y con las normas propias de la empresa; cómo se resuelven los problemas; entre tantas otras cuestiones.
Las auditorías proveen información que debe ser confiable y exacta pues será usada por los directivos de la empresa para tomar decisiones a futuro.
“La auditoría administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales” (Macías Pineda, en Franklin, 2007: 10)
Destrucción de documentos y auditorías
Existen ciertos regímenes y obligaciones legales que hacen que las empresas deban conservar documentos bancarios, del personal, fiscales, recibos, ordenes, etc. pues constituyen la forma de probar que todos los procesos operativos trabajaron de forma confiable, estable y oportuna.
Una vez comprobados estos datos, se realiza el proceso de destrucción o eliminación de los documentos, que ocupan lugar y ya no se necesitan. Pero, al mismo tiempo, es requisito proteger la información que contienen y que pueda generar conflicto con la ley, los clientes y el mercado donde se desarrolla. Para ello es importante que la manera en que se eliminan esos documentos, físicos y virtuales, sea eficiente, confidencial y realizada con cuidado.
¿Qué normas exigen la destrucción de documentos de forma segura y confidencial?
- Normativas gubernamentales: Muchos países tienen leyes y regulaciones específicas que establecen los requisitos para la destrucción segura de documentos, especialmente aquellos que contienen información confidencial o personal.
- Normas de privacidad: Las organizaciones suelen estar sujetas a normativas de privacidad que especifican cómo deben proteger y destruir la información personal de manera segura, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea o la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud (HIPAA) en Estados Unidos.
- Normas de seguridad de la información: Estándares como la norma ISO 27001 establecen requisitos para la gestión de la seguridad de la información, que incluyen disposiciones sobre la destrucción segura de documentos.
- Directrices sectoriales: Algunas industrias tienen directrices específicas sobre la gestión de registros y la destrucción de documentos, como las regulaciones financieras para instituciones bancarias o las normativas de salud para proveedores de atención médica.
- Prácticas recomendadas: Además de las regulaciones obligatorias, existen prácticas recomendadas en la gestión de registros y la destrucción de documentos que pueden provenir de organizaciones profesionales o de la industria.
¿Dónde destruir documentos de forma segura?
Garantizar el cumplimiento con las auditorías y proteger la información confidencial de su empresa es fundamental, por ello debes contar con una empresa de destrucción de documentos en sitio, para asegurar una eliminación segura y completa de sus registros, cumpliendo con los más altos estándares de seguridad y confidencialidad. Su tranquilidad y la protección de su información están en buenas manos con nosotros, haz clic aquí para saber más.
