¿Cada cuánto renuevas tus equipos? Los reemplazos tecnológicos son procesos críticos dentro de las organizaciones, pero con frecuencia se cometen errores que generan costos innecesarios, riesgos de seguridad y acumulación de scrap tecnológico. Uno de los errores más comunes es no planear la salida de los equipos antiguos, enfocándose solo en la adquisición de nueva tecnología y dejando los dispositivos obsoletos almacenados sin control, lo que incrementa el riesgo de fuga de información.

¿Qué es la renovación tecnológica?

La renovación tecnológica es el proceso mediante el cual una organización actualiza o sustituye equipos, sistemas y dispositivos que han quedado obsoletos por tecnología más moderna, eficiente y segura. Su objetivo no es solo mejorar el desempeño operativo, sino también reducir riesgos de ciberseguridad, cumplir con nuevas normativas, optimizar costos y mantenerse competitiva.

Este proceso incluye desde la adquisición de nueva tecnología hasta la correcta gestión y disposición de los equipos antiguos, convirtiéndose en una estrategia clave para garantizar continuidad operativa, protección de la información y sostenibilidad a largo plazo.

¿Cómo planear la salida segura de cientos de equipos paso a paso?

La renovación tecnológica a gran escala representa un reto operativo y de seguridad para las empresas, especialmente cuando implica la salida simultánea de cientos de equipos como computadoras, impresoras, TPV y dispositivos móviles.

Sin una planeación adecuada, este proceso puede derivar en pérdida de información, incumplimientos normativos y acumulación desordenada de scrap tecnológico. Por ello, planear la salida segura de los equipos debe considerarse una etapa crítica dentro de cualquier estrategia de modernización.

Paso 1. Realizar un inventario detallado y actualizado

Se debe identificar cada equipo, su ubicación, tipo, estado y la información que contiene. Este registro permite dimensionar el volumen real del reemplazo y definir prioridades, ya que no todos los dispositivos representan el mismo nivel de riesgo. Equipos con almacenamiento interno, datos financieros o información personal deben recibir una destrucción en sitio. 

Paso 2. Protocolo de gestión de datos

Debe establecer si la información será migrada, eliminada o resguardada antes de la salida del equipo. En muchos casos, el borrado lógico no es suficiente, por lo que se deben contemplar procesos de destrucción en sitio certificado para equipos como discos duros, memorias y placas electrónicas.

Paso 3. Logística de retiro

Debe planearse para evitar interrupciones operativas y pérdidas de control. Esto implica coordinar fechas, áreas involucradas, responsables internos y rutas de traslado, así como asegurar que los equipos obsoletos no queden almacenados sin supervisión. Una mala logística suele ser el origen de extravíos, accesos no autorizados o uso indebido de dispositivos.

Paso 4. Proveedores de destrucción en sitio

La participación de proveedores especializados en manejo de scrap tecnológico y destrucción segura es fundamental cuando se trata de grandes volúmenes. Estas empresas cuentan con procesos certificados, equipos adecuados y documentación que garantiza trazabilidad, cumplimiento legal y evidencia de destrucción, lo cual resulta clave ante auditorías o revisiones internas. DIM es un proveedor de confianza para este proceso.

Paso 5. Documentación y cierre del proceso

Mediante actas de baja, certificados de destrucción o reportes de reciclaje. Esto permite a la empresa demostrar que la salida de los equipos se realizó de manera segura, responsable y alineada con políticas internas, normativas ambientales y estándares de protección de datos. Planear la salida segura de cientos de equipos no solo reduce riesgos, sino que transforma el reemplazo tecnológico en un proceso controlado, eficiente y estratégico.

 

La renovación tecnológica no termina cuando un equipo deja de usarse, sino cuando su salida se gestiona de forma segura y responsable. En DIM somos expertos en destrucción en sitio, garantizando la eliminación total de información, el control del scrap tecnológico y el cumplimiento normativo. Si deseas más información, envianos un mensaje.