Si manejas una gran cantidad de documentación debes conocer estos 5 consejos para realizar mejor el control de archivo muerto.
¿Qué es el archivo muerto?
Antes de entrar de lleno con los 5 consejos para realizar mejor el control de archivo muerto debemos saber qué es el archivo muerto.
Toda empresa encargada de cuestiones administrativas tiende a almacenar una gran cantidad de documentación. Algunas veces todos estos documentos suelen ser de gran importancia pues funcionan para llevar un orden en cuanto a procedimientos o contratos con clientes; sin embargo, en muchas ocasiones estos documentos se almacenan por mucho tiempo sin ser revisados y es probable que ya hayan quedado obsoletos.
Es decir, son papeles que ya cumplieron su deber, que pasaron a ser inservibles y ahora simplemente están siendo guardados por la información sensible que pudieran contener, a esto se le llama archivo muerto.
Existen diferentes formas diferentes para deshacerte del archivo muerto, todo dependerá de la forma en que la empresa quiera tratar la información contenida en dicha información.
¿Qué se le hace al archivo muerto?
- Clasificación y organización
Por más tedioso que pudiera parecer, debes echarte un clavado en toda la documentación para organizar qué es lo que aún sigue vigente y cuáles son los documentos de los que podrías disponer.
Clasifica los documentos que aún siguen vigentes por clientes, por fechas o por temas. Además puedes organizarlos por colores o en un mismo archivero para tener todo en un mismo lugar.
- Digitaliza la información
Una vez que detectaste cuál es la información que aún está vigente para procesos de la empresa, una buena forma de evitar el papeleo excesivo es digitalizar completamente todos los archivos anteriores. De esta forma llevarás el mismo orden y agilizará los procesos.
- Utiliza metadatos
Los metadatos son literalmente datos que nos sirven para describir el contenido de algo. Por lo que, al utilizarlos correctamente, se crea una excelente forma de categorización pues estructuran la información y también optimizan la gestión de los documentos.
- Acceso a documentos
Para evitar que los documentos se trabajen doble puedes crear accesos a equipos para que se trabaje sobre el mismo documentos digital. También puedes categorizarlos en documentos para consulta que todos pueden ver, o limitar el acceso cuando se trate de información especifica que lleva un empleado en particular.
- Destruye el archivo obsoleto
Una vez que tienes todos los documentos inservibles, lo mejor es deshacerte de ellos de una forma que sean irrecuperables, con la finalidad de cuidar la información contenida en ellos. Para esto tienes que acudir con profesionales en la destrucción de archivo muerto que te garanticen que todo se hace de forma adecuada.
¿Cuáles son los métodos de destrucción de documentos?
En DIM contamos con una amplia experiencia en destrucción de documentos, de forma que la información no puede ser restaurada de ninguna manera.
Contamos con tecnología de alta calidad de corte transversal standard y micro que realizan una trituración irrecuperable.
En caso de que necesites deshacerte de archivo muerto dentro de discos duros o algún otro medio magnético también contamos con imanes que borran de forma permanente la información contenida dentro de ellos.
Olvídate de trasladar todos tus documentos hasta una bodega, nosotros contamos con unidades móviles que realizan la destrucción de archivo muerto en lugares seguros y confiables para realizar un proceso de calidad.
