Existe una pregunta en común para todos aquellas instituciones quienes manejan una gran cantidad de archivos, ¿cuál es su tiempo de vida? y ¿qué debo hacer a la hora de destruirlos para resguardar la seguridad de mi empresa?

Pareciera que las obligaciones fiscales y el proceso de destrucción de archivo muerto son todo un proceso burocrático y cansado que implica  algunas veces el proceso tedioso para las instituciones.

No obstante esto no tiene porque ser así y aquí te contamos nuestros tips para festejar tu independencia y librarte de ese archivo muerto, sin riesgos y de manera legal así como certificada.

¿Cómo identificar al archivo muerto?

El tiempo útil estimado de un archivo muerto es de 5 años y para identificar qué archivos son clasificados de esta manera es necesario que sepas  que el archivo muerto se refiere a los documentos que ya no son necesarios para la operación de la empresa .

Entre ellos se encuentran  desde las facturas antiguas, contratos vencidos, registros de empleados que ya no trabajan allí hasta materiales obsoletos, para saber más de su clasificación puedes visitar nuestro blog sobre cómo identificar este tipo de cómo destruir archivo muerto

 

Una vez que has identificado este tipo de archivos ahora te diremos cómo independizarte o liberarte de ellos.

¿Qué pasos debes seguir para la destrucción de archivo muerto?

La forma más inmediata de eliminar datos obsoletos es por medio de su trituración en partículas imposibles de leer, de modo que, esta pueda ser enviada a reciclaje con toda confianza.

Finalmente esto evitará evitar riesgos en la empresa tanto en el manejo de información como en la gestión de ésta.

Pero cuáles son los beneficios de liberarte de este archivo muerto aquí te presentamos solo algunas ideas:

• 1. Seguridad de la Información

Uno de los principales motivos para destruir el archivo muerto es proteger la información confidencial. Documentos antiguos pueden contener datos personales, financieros y comerciales así que evita que tu información se vea comprometida.

• 2. Cumplimiento normativo

Muchas leyes y regulaciones requieren que las empresas manejen y eliminen sus documentos de manera específica para proteger la privacidad y los datos personales. No cumplir con estas normativas puede resultar en multas significativas y daños a la reputación de la empresa.

• 3. Optimización del espacio

La destrucción del archivo muerto, libera espacio físico, reduce costos .

Liberarte del archivo muerto mejora la eficiencia operativa facilitando el acceso  a documentación relevante y actual.

La destrucción de documentos implica la seguridad del cliente y evitar riesgos para tu empresa, al realizarla es necesario constar de una empresa que ofrezca  servicios de almacenamiento seguro y digitalización de documentos.

Esto permite a las empresas mantener una copia digital segura de sus documentos importantes, facilitando el acceso y la gestión de la información.

Decidido a liberarte del archivo muerto

Si ya te has decidido a darle fin al archivo muerto esto es lo que debes saber:

• Consideraciones legales y de seguridad en el archivo muerto
• Es crucial cumplir con las regulaciones legales que afectan la retención y destrucción de documentos, estas normas pueden cambiar por entidad y país.
• Asimismo, asegúrate de que los documentos estén protegidos contra robos, incendios y otras amenazas mediante el uso de sistemas de seguridad adecuados, como almacenamiento en ubicaciones seguras.
• Optimización del espacio con un archivo muerto eficiente
• Implementar una estrategia de archivo muerto adecuada no solo mejora la organización y accesibilidad de los documentos, sino que también libera valioso espacio físico en la oficina. Con el espacio optimizado, puedes utilizar las áreas para otras actividades críticas para el negocio.

¿Te has decidido? en DIM te ayudamos con la destrucción de tu archivo visítanos y has tu cotización que seguro tenemos una opción para independizarte de esos archivos obsoletos.