Sistema de gestión documental: ¿cómo ayuda a ahorrar tiempo y dinero en empresas?

abril 30, 2024

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Si todavía piensas que para encontrar un documento, debes llamar a una secretaria y esperar que esta lo busque en el archivopor horas, todavía vives en los 90’s. Hoy en día las empresas deben contar con un Sistema de Gestión Documental (DMS, por sus siglas en inglés), una herramienta que donde la empresa maneja, almacena y administra la información  importante.  Con este sistema, bastan unos pocos clics para encontrar los archivos.

¿Qué es sistema de gestión documental o DMS?

Un sistema de gestión documental es un sofware diseñado para organizar, almacenar, recuperar y compartir documentos y archivos digitales de manera eficiente, protegiendo en todo momento la privacidad de los documentos.A través de un DMS, las empresas pueden organizar su información, eliminar archivos duplicados, trabajar mejor entre los departamentos y garantizar el cumplimiento normativo de la Ley de Protección de datos. 

¿Qué debe tener un sistema de gestión documental?

  1. Organización de Documentos: Un DMS permite clasificar y organizar documentos de acuerdo con criterios predefinidos, como fecha, tipo de documento o departamento. Esto facilita la búsqueda y recuperación rápida de información relevante.
  2. Acceso remoto: si tu DMS está en la nube, los empleados pueden acceder a documentos desde cualquier ubicación y dispositivo con conexión a internet.
  3. Control de Versiones y seguridad: Un DMS te permite restaurar archivos que fueron borrados o modificados por error. Además, proporcionan medidas de seguridad, como cifrado de datos y permisos de acceso, para proteger la información confidencial.
  4. Automatización: Mediante la automatización de procesos, un DMS puede agilizar tareas como aprobaciones de documentos, notificaciones de vencimientos y distribución de archivos. Esto reduce la carga de trabajo manual y mejora la eficiencia operativa.

Sistemas de gestión documental ejemplos

Cualquier empresa debe contar con un Sistema de gestión documental, por ejemplo un banco utiliza un DMS para almacenar y gestionar documentos relacionados con préstamos, hipotecas y transacciones financieras, mientras un hospital lo usa para administrar registros médicos electrónicos, informes de diagnóstico y protocolos de tratamiento.

Quipu

Quipu es un DMS que cuenta con un protocolo de seguridad amplio que permite a las empresas almacenar sus documentos mientras estos son cifrados para impedir el acceso no autorizado. También cuenta con sistemas de facturación.

Doc Solutions

Automatiza la gestión de documentos con soluciones inteligentes, está centrado en brindar la información que necesitas en el segundo que la requieres. Brinda soluciones financieras, administrativas y operativas.

SAP

SAP | Foro Económico Mundial

El más conocido de todos. Funciona como ERP completo que automatiza casi todas las tareas administrativas y conecta las necesidades de cada departamento son soluciones oportunas en tiempo real.

¿Qué hacer con los documentos que ya no son necesarios?

un Sistema de Gestión Documental es una herramienta que permite administrar la información en las empresas, sin embargo, todos los documentos físicos y aquellos contenidos en discos duros, deben ser eliminados siguiendo las buenas prácticas para la destrucción segura. En DIM podemos ayudarte a hacerlo, ya contamos con los protocolos para realizar la destrucción de archivos en las instalaciones de tu empresa y te brindamos un certificado de destrucción de mercancías que garantiza la privacidad e todo el proceso,  envía un mensaje para saber más.